La tenue d’une comptabilité est-elle obligatoire ?

par gaston yomatcha

La comptabilité est presque obligatoire pour toutes les entreprises. C’est elle qui permet de calculer le bénéfice imposable des entreprises. Mais selon les formes juridiques et le volume d’activité, les obligations comptables sont plus ou moins contraignantes. Créateurs, si vous n’aimez pas les chiffres, faites le choix en toute connaissance de cause.

L’Acte uniforme de l’OHADA relatif au droit comptable et à l’information financière adoptée à Brazzaville, le 26 janvier 2017 fixe les obligations comptables des entrepreneurs.

La comptabilité se donne pour objectif de :

  • Donner une image fidèle (l’image réelle) de la situation et des opérations des entreprises en matière comptable, selon leur activité et leur taille, eu égard aux obligations légales ;
  • Un contrôle des comptes assurant aux associés, à l’Etat et aux autres utilisateurs privilégiés (banquiers, prêteurs, etc.) toutes garanties de leur régularité, de leur sincérité et de leur transparence ;
  • De publier une information suffisamment sûre, complète et loyale pour qu’elle contribue à encourager les investisseurs en assurant une meilleure protection de leurs fonds.

Le système comptable OHADA s’applique obligatoirement :

  • Aux entreprises soumises aux dispositions du droit commercial ;
  • Aux coopératives ;
  • Aux entreprises publiques, parapubliques et d’économie mixte ;
  • Aux entités produisant des biens et des services marchands ou non marchands, dans la mesure où elles exercent, dans un but lucratif ou non, des activités économiques à titre principal ou accessoire, qui se fondent sur des actes répétitifs, à l’exception de celles soumises à la comptabilité publique.

Les banques, les établissements financiers et les assurances sont assujettis à des plans comptables spécifiques.

L’organisation comptable mise en place dans l’entreprise doit satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité pour assurer l’authenticité des écritures de façon à ce que la comptabilité puisse servir à la fois d’instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de l’entreprise, d’instrument de preuve, d’information des tiers et de gestion.

Cette organisation comptable doit assurer :

  • Un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de base ;
  • Le traitement en temps opportun des données enregistrées ;
  • La mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance.

Pour maintenir la continuité dans le temps de l’accès à l’information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptables.

Cette documentation est conservée aussi longtemps qu’est exigée la présentation des états financiers successifs auxquels elle se rapporte.

L’organisation comptable doit au moins respecter les conditions de régularité et de sécurité suivantes :

  • La tenue de la comptabilité dans la langue officielle et dans l’unité monétaire légale du pays ;
  • L’emploi de la technique de la partie double, qui se traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l’un étant débité et l’autre crédité. Lorsqu’une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit de comptes doit être égal au total des sommes inscrites au crédit d’autres comptes ;
  • La justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le document décrivant les procédures et l’organisation comptables, susceptibles de servir comme moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité ;
  • Le respect de l’enregistrement chronologique des opérations.

Les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés en comptabilité, opération par opération, dans l’ordre de leur date de valeur comptable. Cette date est celle de l’émission par l’entreprise de la pièce justificative de l’opération, ou celle de la réception des pièces d’origine externe. Les opérations de même nature réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.

Les mouvements sont récapitulés par période préalablement déterminée qui ne peut excéder un mois.

Une procédure destinée à garantir le caractère définitif de l’enregistrement de ces mouvements devra être mise en œuvre ;

  • L’identification de chacun de ces enregistrements précisant l’indication de son origine et de son imputation, le contenu de l’opération à laquelle il se rapporte ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie ;
  • Le contrôle par inventaire de l’existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l’entreprise. L’opération d’inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l’entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date de l’inventaire.

Les données d’inventaire sont organisées et conservées de manière à justifier le contenu de chacun des éléments recensés du patrimoine ;

  • Le recours, pour la tenue de la comptabilité de l’entreprise, à un plan de comptes normalisé dont la liste figure dans le Système comptable OHADA ;
  • La tenue obligatoire des livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en œuvre de procédures de traitement agréées, permettant d’établir les états financiers annuels.

Le système comptable OHADA impose à tous les commerçants ou entreprises la tenue  des livres comptables suivants:

  • D’un livre-journal, enregistrant au jour le jour ses opérations commerciales ;
  • D’un grand livre, avec balance récapitulative
  • D’un livre inventaire, sur lequel sont transcrits le Bilan, le Compte de résultat de chaque exercice et le résumé de l’opération d’inventaire.

L’Acte uniforme de l’OHADA relatif au droit comptable et à l’information financière détermine le contenu des états financiers de synthèse annuels, qui comprennent le Bilan, le Compte de résultat, le Tableau de flux de trésorerie, ainsi que l’état annexé qui complète et précise l’information donnée par les autres documents. Ces états financiers doivent décrire de façon régulière et sincère les événements, opérations et situations de l’exercice pour donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise, de façon à permettre leur comparaison dans le temps, et leur comparaison avec les états financiers annuels d’entreprises similaires. Des sanctions sont prévues en cas de non-respect des obligations comptables.

AUOHC

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